Adra RECEIVABLES er en løsning til håndtering af indbetalinger, især fakturaindbetalinger. Mange virksomheder matcher deres betalinger automatisk i økonomisystemets resultatopgørelse. Alligevel er det ikke ualmindeligt, at store dele af arbejdet udføres manuelt. Årsagen er ofte, at arbejdsprocessen er kompleks og skal håndtere store mængder data.

Adra RECEIVABLES:

  • Kan håndtere indbetalinger uden identitet som fakturanummer eller OCR.
  • Har en selvlærende historikfunktion, der husker tidligere transaktioner.
  • Kan opdatere information fra tre kilder, kundetilgodehavender, debitorkartotek og bankinformation.
  • Har en høj ydeevne – store mængder data behandles på kort tid.
  • Behandler alle indbetalinger konsekvent.
  • Hjælper dig med hurtigere at opdatere resultatopgørelse og hovedbog.
  • Hjælper dig med hurtigere at få påmindelser ud.
  • Giver dig et bedre overblik over bilag fra banken.
  • Er ikke personrelateretpersonafhængig.
  • Giver dig bedre likviditetsstyring.
  • Giver supplerende oplysninger både om betalingen og om betaleren.


RECEIVABLES kan bruges i følgende tre scenarier:

Scenario 1

Vi har allerede automatiseret vores indbetalingsstrømme, men vi har mange indbetalinger, som ikke kan automatches af til resultatopgørelsen.

Hvis du har en stor mængde indbetalinger, kan du ikke undgå, at nogle betaler deres fakturaer med forkerte referencer. Især ikke i business to business-sektoren. Det er ikke muligt at styre, hvad kunden skriver som fri tekst ved hjælp af f.eks. OCR-nummer / FIK kode (hårde eller bløde). Grunden til at der bliver brugt så meget tid på at håndtere forkerte betalinger er, at der ikke findes udviklede grænseflader i økonomisystemer, som på en struktureret måde kan sammenkæde de tre kilder til information, der kræves for at registrere indbetalingen korrekt. Efter indlæsningen af indbetalingerne i økonomisystemet er det normalt, at de uplacerede betalinger ender på en særlig konto. Når udredningsarbejdet skal gennemføres, har økonomisystemet skåret en mængde oplysninger væk, som er vigtige for at kunne placere betalingen. Det betyder, at der skal foretages endnu et besøg i bankens filgrænseflade for at finde kunden i debitorkartoteket og for i næste trin at finde tilgodehavenderne i resultatopgørelsen.

RECEIVABLES kan uden problemer sammenføre data fra de tre kilder, kundetilgodehavender, debitorkartotek og alle bankoplysninger og foretage en automatisk matchning, som derefter letter søgningen på resterende betalinger.

Scenario 2

Vi har automatiseret indenlandske betalinger med et godt resultat, men udenlandske betalinger understøttes ikke af vores økonomisystem.

Det økonomisystem, der anvendes, er ofte tilpasset til at kunne automatisere de indenlandske strømme, f.eks. bankgiroindbetalinger og totalIN i Sverige og CREMUL i Norge. Systemerne er dog sjældent tilpasset til de udenlandske betalinger. AMR kan læse disse filformater og efter matchning mod resultatopgørelsen konvertere det udenlandske format til et format, som økonomisystemet kender. Desuden er oplysningerne i de udenlandske betalinger ofte mangelfulde, og automatisk matchning uden avanceret logik kan være vanskelig. Men det er også her, AMR har sin styrke.

Scenario 3

Vi har ingen automatisk matchning af indbetalinger, eller vores system understøtter ikke bankens filformat.

Hvis du ikke har automatiseret dine kundeindbetalinger, er det vores anbefaling at gøre det så snart som muligt. At afkrydse sine indbetalinger manuelt er dyrt og tidskrævende. Især når det drejer sig om større mængder.

Hvis du har store mængder indbetalinger, der ikke matches automatisk i dag,  er du velkommen til at kontakte Adra for at få en demonstration af RECEIVABLES . Vi kan vise, hvordan hele workflowet kan automatiseres fra start til slut.

Hvis du ikke har så mange indbetalinger, anbefaler vi, at du henvender dig til leverandøren af økonomisystemet med henblik på at undersøge muligheden for at få direkte indlæsning i økonomisystemet. Det kan sommetider være svært, dyrt eller tilmed kræve en opgradering af hele økonomisystemet. AMR er en tillægsfunktion, der passer til alle virksomhedssystemer. Du er velkommen til at kontakte os, så hjælper vi dig med et forslag til oplæg.

Selv om det kun drejer sig om små mængder, kan indbetalingsstrømmen godt være kompleks. En direkte indlæsning uden logik kan i denne situation være til mere besvær end til nytte. Du er velkommen til at kontakte Adra for at diskutere forskellige oplæg allerede i første trin.


Overskuelig beskrivelse

Uanset om betalingen kommer fra udlandet eller er indenlandsk, så arbejder du altid med tre informationskilder for at placere indbetalingen.

  • Bankfilen, information om betaleren og hvad betaleren har angivet som fri tekst (fakturanummer, ordrenummer osv…)
  • Kundetilgodehavender, alle åbne fordringer
  • Debitorkartotek, alle registrerede kunder

De tre informationskilder er adskilt fra hinanden. Med andre ord skal personer, der arbejder med uplacerede indbetalinger, bruge alle tre kilder for at placere indbetalingen. AMRs mest unikke funktion er, at den nemt kan sammenkæde de tre informationskilder i en og samme database og ud fra betalingshistorikken lære at genkende betalingsmønsteret. Jo mere AMR bruges, jo mere lærer programmet sig selv. Desuden har AMR et avanceret regelsæt til afstemning, der automatisk matcher indbetalingerne, hvilket markant reducerer andelen af uplacerede indbetalinger.

Eksempel: En kunde betaler en faktura, der matches i RECEIVABLES , og betaler ved en senere lejlighed yderligere en faktura uden at angive et fakturanummer. RECEIVABLES kan derefter gennem betalingshistorikken foreslå, hvor den nye faktura skal placeres, selv om fakturanummeret mangler.

Det er også almindeligt, at økonomisystemets kundetilgodehavender ikke understøtter indbetalingsformatet. AMR er et dynamisk produkt, der kan konvertere filformatet fra banken til et format, jeres økonomisystem kan fortolke.

Import

For at kunne begynde at bruge RECEIVABLES skal vi importere kundetilgodehavender samt debitorkartoteket fra økonomisystemet. Filerne skal være i tekstformat. Hvad angår importer fra banker, findes der en række forskellige formater afhængigt af indbetalingsstrømmen.

De almindeligste formater er

  • BGIndbetalinger
  • Cremul
  • TotalIN
  • SWIFT (MT940)
  • OCR

Automatisk afstemning

Når importerne er klar, er næste trin den automatiske matchning. Her konfigureres et regelsæt, der skal matche de indlæste indbetalinger mod kundetilgodehavendernes åbne poster.  Regelsættet er sat op til at kunne håndtere de mest komplekse forudsætninger. Er der angivet et fakturanummer, vil RECEIVABLES matche det. Selv om det er en betaling, der vedrører 20 fakturaer, vil AMR matche betalingen mod de åbne fakturaer. Andre almindelige parametre er matchning ud fra samlenummer, ordrenummer osv…

Hvis en kunde, der har angivet forkert fakturanummer, tidligere har betalt en faktura til os, vil RECEIVABLES genkende oplysningerne fra banken og vide, hvilken kunde indbetalingen vedrører. Via det indlæste debitorkartotek plukkes de åbne fakturaer på kunden frem. Hvis nogle af de åbne fakturaer stemmer mod det indbetalte beløb, kan matchning gennemføres. Det er dog almindeligt, at en automatisk matchning kan være usikker i denne situation, og at der også kræves en godkendelse af matchningen, før den gennemføres. Dette bringer os til den manuelle afstemning.

Manuel afstemning

Den manuelle del i RECEIVABLES er skræddersyet til at matche uplacerede indbetalinger. I visningen kan vi se alle de bankoplysninger, der er angivet i filen, kundetilgodehavendernes åbne fordringer samt debitorkartoteket. Via disse tre kilder kan vi nu manuelt matche tilbageværende indbetalinger, der ikke er blevet opfyldt af tidligere automatiserede regelsæt.  I den manuelle visning er det muligt at søge i information fra bankens fil mod kundetilgodehavenderne og debitorkartoteket.  For eksempel kan jeg ved at klikke på det indbetalte beløb få alle åbne tilgodehavender frem med netop det beløb. Andre søgbare kriterier kan være kundenummer, dele af fakturanummeret, kundenavn og adresse m.m. Men så snart en kundes faktura matches i RECEIVABLES , vil RECEIVABLES foretage søgningerne for dig, næste gang kunden har betalt en faktura forkert, og i stedet kun præsentere forslag til, hvilke åbne tilgodehavender betalingen bør dække.

Eksport/rapport

Når dagens sidste betaling er gennemført, er det tid til at eksportere en fil til økonomisystemet. Uanset hvilken type fil/filer RECEIVABLES i første omgang indlæste fra banken/bankerne, kan vi nu oprette et valgfrit filformat, der udlæses fra RECEIVABLES .  Formatet vælges ud fra kundetilgodehavendernes indgange og muligheder for at fortolke filer.

Vi kan også vise rapporter på betalinger, der er korrigeret, som stadig er åbne (eksempelvis dobbeltbetalinger) m.m.

Adra ACCOUNTS hjælper os rigtig meget i hverdagen – og giver et enestående overblik.

Kolding kommunes central-administration