Adra RECEIVABLES är en lösning för hantering av inbetalningar, framförallt fakturainbetalningar.

Många företag matchar sina inbetalningar automatiskt i ekonomisystemets kundreskontra. Trots det är det inte ovanligt att stora delar av arbetet utförs manuellt. Orsaken är ofta att arbetsprocessen är komplex och ska hantera stora mängder data.

Adra RECEIVABLES:

  • kan hantera betalningar utan identitet som fakturanummer eller OCR
  • har en självlärande historikfunktion som minns tidigare transaktioner
  • klarar att enkelt uppdatera information från tre källor, kundreskontra, kundregister och bankinformation
  • har hög prestanda – stora mängder data bearbetas på kort tid
  • behandlar alla betalningar konsekvent
  • hjälper dig att snabbare uppdatera reskontra och huvudbok
  • hjälper dig att snabbare få ut påminnelser
  • ger dig bättre överblick på bilagor från banken
  • är inte personrelaterat
  • ger dig bättre likviditetsstyrning
  • ger kompletterande information både om betalningen och om betalaren


Tre scenarion för RECEIVABLES

Scenario 1

Vi har redan automatiserat våra inbetalningsflöden, men vi har många inbetalningar som inte kan automatmatchas av reskontran.

Om du har en stor mängd inbetalningar går det inte att undvika att vissa betalar sina fakturor med felaktiga referenser. Framförallt inom business to business sektorn. Det går inte att styra vad kunden skriver som fritext med hjälp av till exempel OCR-nummer (hårda eller mjuka). Orsaken till att så mycket tid går åt till att hantera felaktiga betalningar är att det inte finns utvecklade gränssnitt i ekonomisystemen som på ett strukturerat sätt kan sammanföra de tre källor till information som behövs för att placera betalningen. Efter inläsningen av inbetalningarna i ekonomisystemet är det vanligt att de oplacerade betalningarna hamnar på ett särskilt konto. När utredningsarbetet ska genomföras så har ekonomisystemet kapat bort en mängd information som är viktig för att kunna placera betalningen. Det betyder att ytterligare ett besök i banken filgränssnitt måste göras för att hitta kunden i kundregistret och för att i nästa steg hitta fodringarna i reskontran.

RECEIVABLES kan utan problem sammanföra data från de tre källorna, kundreskontra kundregister och all bankinformation för att genom detta automatmatcha och därefter underlätta sökningen på kvarvarande betalningar.

Scenario 2

Vi har automatiserat inhemska betalningar med bra utfall men utlandsbetalningar stöds inte av vårt ekonomisystem.

Ekonomisystemet som används är ofta anpassade för att kunna automatisera de inhemska flödena exempelvis bankgiro-inbetalningar och totalIN i Sverige och CREMUL i Norge. Systemen är dock sällan sällan anpassade för utlandsbetalningarna. RECEIVABLES betalningarna ofta bristfällig och automatmatchning utan avancerad logik kan vara svår. Men det är också här RECEIVABLES har sin styrka.

Scenario 3

Vi har ingen automatmatchning av inbetalningar, eller vårt system stödjer inte bankens filformat.

Om du inte har automatiserat dina kundinbetalningar så är det vår rekommendation att göra det så snart som möjligt. Att pricka sina inbetalningar manuellt är ett kostsamt och tidsödande, framförallt när det rör sig om större mängder.

Om du har stora mängder inbetalningar som inte automatmatchas idag. Kontakta då Adra för en demonstration av RECEIVABLES. Vi kan visa hur hela flödet kan automatiseras från start till mål.

Om du inte har så många inbetalningar så rekommenderar vi att du vänder dig till ekonomisystemets leverantör för att undersöka möjligheten att få direktinläsning in i ekonomisystemet. Ibland kan det vara svårt, dyrt eller till och med kräva en uppgradering av hela ekonomisystemet. RECEIVABLES är en tilläggsfunktion som passar alla affärssystem. Kontakta gärna oss så hjälper vi dig med ett förslag på upplägg.

Trots små mängder kan inbetalningsflödet ändå vara komplext. En direktinläsning utan logik kan då ställa till mer besvär än nytta. Kontakta gärna Adra för att diskutera olika upplägg redan i steg ett.


Översiktlig beskrivning

Oavsett om inbetalningen kommer ifrån utlandet eller är inhemsk så arbetar du alltid med tre informationskällor för att placera inbetalningen.

  • Bankfilen, information om betalaren och vad betalaren angett för fritext (fakturanummer, ordernummer osv…)
  • Kundreskontran, alla öppna fodringar
  • Kundregister, alla registrerade kunder

De tre informationskällorna är separerade från varandra. Med andra ord, du som arbetar med oplacerade inbetalningar måste använda dig av de alla tre källorna för att placera inbetalningen. RECEIVABLES mest unika funktion är att den enkelt kan sammanlänka de tre informationskällorna i en och samma databas och utifrån betalningshistoriken lära sig betalningsmönstret. Ju mer RECEIVABLES används desto mer lär den sig. Dessutom har RECEIVABLES ett avancerat regelverk för avstämning som automatmatchar inbetalningarna, vilket markant minskar andelen oplacerade betalningar.

Exempel: En kund betalar en faktura som matchats i RECEIVABLES och betalar vid ett senare tillfälle ytterligare en faktura utan att ange ett fakturanummer. RECEIVABLES kan då genom betalningshistoriken föreslå vart den nya fakturan ska placeras trots att fakturanumret saknas.

Det är också vanligt att ekonomisystemets kundreskontra inte stödjer inbetalningsformatet. RECEIVABLES är en dynamisk produkt som kan konvertera filformatet från banken till ett format som ert ekonomisystem kan tolka.